CASO DE ÉXITO · THE RICKY RUBIO FOUNDATION ​

EL ANTES

Una fundación que crecía y una información que se perdía en el servidor.

Ricky Rubio y Josep Heredia pusieron en marcha la fundación en 2018. Detrás había una promesa de Ricky a su madre, que tuvo cáncer de pulmón: que otros pacientes pudieran tener la calidad de vida que él pudo darle a ella. Al principio todo funcionaba de manera cercana, casi familiar. Hace unos tres años la fundación hizo un cambio estratégico, porque los proyectos crecían, el impacto también y se iban sumando personas al equipo. Esa forma de trabajar entre amigos dejó de dar abasto.

Llegaron los Excels, y después más Excels. Con ellos crecían las facturas y la contabilidad, y todo terminaba en carpetas del servidor donde encontrar un documento costaba. En una fundación pequeña eso pesa el doble: cada hora que el equipo dedica a buscar un archivo es una hora que no va al fin fundacional.

La prueba llegó cuando una persona del equipo tuvo que ausentarse varios meses. Tenía controlada buena parte de la información, y su ausencia fue casi un caos.

LA DECISIÓN

Un solo sistema para la contabilidad, los proyectos y los contactos de la fundación.

Josep fue programador y consultor de BI, así que se paró a pensar antes de comprar nada. Primero miró herramientas específicas para fundaciones. Muchas ofrecen licencias gratuitas, pero acabar con cuatro o cinco aplicaciones distintas era, para él, como tener ocho Excels. Y conectarlas entre sí exigía desarrolladores y consultores, un coste que una fundación no puede asumir.

Odoo le encajó porque lo tiene todo integrado y además es código abierto, así que lo que no se ajuste a la fundación se puede adaptar. La puerta de entrada fue la contabilidad analítica conectada con proyectos y tareas. Después llegó centralizar los contactos y empezar a usar el CRM, porque para la fundación un contacto valioso es oro y no puede quedarse en el Excel de cada proyecto.

Elegir con quién hacerlo llevó tiempo. La inversión era alta para la fundación y la decisión tenía que pasar por el patronato con una comparativa detrás. Josep habló con muchas consultoras y cada una le hacía una demo de Odoo, algo que él ya había visto. QUBIQ fue a verle en persona y empezó por otra pregunta: qué necesitáis. Esa reunión fue la que inclinó la balanza.

LO QUE CAMBIÓ

De un Excel por proyecto a una sola base de datos para toda la fundación.

"Esta tranquilidad de: vamos juntos, somos un equipo y vamos a hacer que este proyecto salga. Yo creo que esto fue un punto bastante clave."

Josep Heredia

Director general · The Ricky Rubio Foundation

HOY

Que cada donante sepa qué ha conseguido su donación.

Para una fundación la transparencia es obligatoria. Para The Ricky Rubio Foundation es también lo que quiere ofrecer a quien dona: poder decirle a dónde ha ido su dinero y qué impacto ha tenido. Ese es el objetivo en el que trabaja ahora el equipo, que el informe a cada donante salga de los datos que ya están en Odoo sin reconstruir nada a mano.

Con esa base ordenada, la siguiente conversación entre QUBIQ y la fundación ya es la IA: un asistente por puesto de trabajo, sobre Odoo, que ayude a comprobar que no se queda nada pendiente y proponga mejoras aprendidas del propio negocio. Josep todavía no sabe de qué forma. Para eso cuenta con QUBIQ.

OTROS CLIENTES

Empresas que también tomaron la decisión