MIS reports

módulo mis_builder Odoo V8

Harald Panten

Sistemas de Información gerencial

Los Sistemas de Información Gerencial (Management Information Systems o MIS) se han convertido en una herramienta indispensable a nivel empresarial. Odoo ofrece esta herramienta mediante el módulo mis_builder. Esta herramienta nos permitirá crear plantillas e informes personalizados para añadir distintos aspectos a nuestros clásicos informes financieros. A continuación, mostraremos la configuración básica que todo usuario debe tener en cuenta para el uso de la herramienta.

instalación del módulo mis_builder

Instalando mis_builder y sus complementos

Una vez instalados los módulos para realizar estos informes --> mis_builder, mis_builder_cost_center_filter y mis_builder_analytic_filter, nos aparecerán 2 nuevos puntos de menú tal y como hemos podido apreciar en la imagen.

En el menú MIS Report Template podremos configurar las plantillas de los informes, mientras que en MIS Reports es desde donde configuraremos los informes que queramos realizar.

1. Comandos de configuración

Para crear las plantillas, existen distintos comandos que se pueden añadir en la casilla "Expression". Podemos encontrar la leyenda cuando creamos una plantilla nueva. 

Atener en cuenta al referirse a cuentas contables:

bal[70] --> se refiera a la cuenta contable 70 del balance.            bal[70,60] --> las cuentas contables 70 y 60 del balance.            bal[1%] --> las cuentas contables que empiezen por "1" del balance.

En la siguiente imagen aparecen más detalles:

2. creando una nueva plantilla

3. Parámetros para los KPI's

En el menú MIS_Report_Templates, hacemos clic en "Crear" para generar una nueva plantilla. Después de añadir un nombre, por ejemplo "Balance abreviado (PGCE 2008)" y una descripción como podría ser "Balance abreviado", pasamos a determinar los campos de los KPI's.

Description: Descripción de los datos. En este caso "I. Inmobilizado intangible".

Name: Nombre que le daremos. "es11100"

Expression: Basándonos en la leyenda comentada anteriormente, las cuentas contables que queramos añadir. Teniendo en cuenta que queremos hacer el balance, necesitamos los datos a final del periodo. Y como estamos definiendo el concepto "Inmobilizado Intangible", necesitamos las cuentas contables 20%, 280% y 290%. El aspecto de nuestra expresión quedará así --> bale[20%,280%,290%].

Type: Numérico, porcentaje o caracteres.

Rounding: el número de decimales al que se va a redondear.

Factor: 1 para unidades, k para miles, M para millones, etc. Seleccionar el que más se ajuste a nuestras necesidades.

Prefix: Prefijo. Añadir en caso de que sea necesario.

Suffix: Sufijo. Añadir uno en caso de que sea necesario. Pondremos € ya que se trata de importes en este tipo de moneda.

Comparison Method: Si comparamos distintos datos, seleccionamos si preferimos hacerlo mediante porcentajes o por diferencia de valores.

Default CSS Style: El estilo CSS que queramos utilizar por defecto.

CSS Style Expression: La expresión CSS. Supongamos que queremos ver los datos en azul, negrita y más grande de lo que está actualmente. Podríamos poner, por ejemplo: 'color:blue; font-weight:bold; font-size:200%'

*****Deberemos repetir este proceso, añadiendo líneas nuevas, para toda la información que necesitemos reflejar en el informe.*****

4. Crear un nuevo informe

Para crear un nuevo informe, debemos ir al menú Contabilidad -->Informe --> MIS Reports.

Creamos uno nuevo, le ponemos nombre y ponemos los datos principales.

Report: escogemos una plantilla

Account chart: escogemos un plan de cuentas.

Target moves: Todas las entradaspublicadas o Todas las entradas.

También podemos escoger otros aspectos no obligatorios como el estilo apaisado en pdf, una descripción o una cuenta analítica.

5. periodos en los informes

6. Parámetros para los periodos

Para generar el informe, debemos especificar la fecha base a partir de la cual se calcularán los periodos. Una vez hecho, podremos especificar el rango de fechas en los que queremos obtener los resultados.

Fecha base: Es la fecha a partir de la cual se empezarán a calcular los periodos. En este caso de ejemplo hemos escogido el inicio del periodo fiscal de 2017.

Periodos

Description: Escogemos un nombre para el rango de fechas.
Period type: Es el tipo de periodo con el que vamos a trabajar. Pueden ser días, semanas o periodos fiscales.
Offset: Sirve para calcular la fecha a partir de la cual empezaremos a calcular los periodos. En el caso del "Primer Trimestre", si seleccionamos "0" empezará a calcular a partir de la fecha base (01/01/2017). Para el "Segundo Trimestre" hemos escogido 3, por lo que se cuentan +3 meses a partir de la fecha base, para el "Tercer Trimestre" +6. Y así sucesivamente. También podemos escoger números negativos. En caso de escribir, por ejemplo -2, el rango empezaría a calcular 2 meses antes de la fecha base.
Duration: Escogemos la duración del rango. En el caso de ejemplo hemos puesto 3 en todos los trimestres para determinar que la duración será de 3 meses.
Factor: Nos lo elige por defecto según lo que hayamos puesto en los parámetros de los KPI's.
From/to: Son campos calculado automáticamente que tienen en cuenta los valores del "Offset" y "Duration".
From period/To period: También son campos calculados a partir de los valores determinados.
Compare with: Si queremos comparar periodos, debemos escoger con cual queremos compararlo. El resultado se expresará según hayamos determinado en los valores de los KPI's. Porcentaje o diferencia.

Botones superiores

Preview: Nos permite previsualizar el aspecto general que tendrá el informe.
Print: Para generar un PDF con el informe.
Export: Permite exportar el informe a EXCEL.
Add to dashboard: Nos permite añadir el informe en nuestro tablero. Desde ahí también podremos acceder a la configuración. Recordamos que los tableros se encuentran en el menú Informes --> Tableros --> Mi Tablero

7. Resultado final del informe

Detalles del informe

En el supuesto caso de haber incluído más campos, así quedaría por ejemplo, la PREVISUALIZACIÓN de un informe que valorara el ACTIVO NO CORRIENTE. En la imagen superior hemos añadido todos las cuentas contables que le hacen referencia. Los campos vacíos indican que no hay datos. Finalmente, hemos añadido un campo comparativo en la parte de la derecha donde indicamos la evolución del primer al cuarto trimestre.

Podemos observar en la parte izquierda que tenemos la opción de escoger una cuenta analítica en caso de necesitarlo. Por otro lado, observamos en la parte superior derecha que tenemos distintos comandos.

Refresh: Si hemos hecho cambios en la plantilla del informe, deberemos utilizar este botón para aplicar los cambios.

Imprimir: Para exportar a PDF. Recordamos que en el menú de ejecución de informe podíamos escoger la orientación horizontal.

Exportar: Para exportar el documento a EXCEL.

Settings: Nos devolverá al menú de configuración del informe por si queremos hacer cambios.

***En este manual hemos explicado la configuración básica de estos informes. La herramienta ofrece muchas posibilidades y configuraciones distintas.***