Dejar el módulo CRM de Odoo listo para trabajar cabe en una hora si antes has decidido cinco cosas: qué etapas tiene tu venta, cuántas formas distintas de vender tiene tu empresa, qué seguimiento es obligatorio, por qué se pierden las oportunidades y por dónde entran los leads. El software es la parte fácil. Aquí tienes el orden de trabajo, las rutas de menú reales de la versión actual y lo que conviene dejar para una segunda sesión.
¿Qué vas a configurar en Odoo CRM en una hora?
Casi todos los CRM que acaban abandonados comparten el mismo origen: se instaló la aplicación, se dejaron las etapas de ejemplo y cada comercial empezó a usarla a su manera. Seis meses después nadie se fía del pipeline y la previsión de ventas vuelve a hacerse en una hoja de cálculo. Lo que sigue evita ese final.
Las rutas de menú de esta guía son las de la documentación oficial de Odoo 19 en español, y se mantienen en la documentación de Odoo 20. Si tu base de datos es de una versión anterior, los nombres pueden variar ligeramente, pero la lógica es la misma.
Minutos 0-10 · Ajustes generales
En CRM ‣ Configuración ‣ Ajustes decides si trabajas con leads antes de oportunidades, si un comercial puede estar en varios equipos, si activas la asignación basada en reglas y si quieres prospección de contactos. Son casillas, pero cada una cambia el flujo de trabajo de todo el equipo.
Minutos 10-20 · Etapas del pipeline
Renombras, ordenas y eliminas etapas hasta que reflejen tu venta real. Cinco o seis suelen bastar. Aquí decides también qué etapa se pliega como cierre.
Minutos 20-30 · Equipos de ventas
Un equipo por forma de vender, con sus miembros, su objetivo de facturación y su alias de correo. Si solo tienes una forma de vender, un único equipo.
Minutos 30-40 · Actividades y planes
Revisas los tipos de actividad que vienen de serie, creas los que falten y montas un plan de actividades para el lead nuevo, que es el caso que más se descuida.
Minutos 40-50 · Motivos de pérdida
Sustituyes la lista de ejemplo por seis u ocho motivos que de verdad expliquen por qué no cierras. Es la configuración más barata y la que más información devuelve.
Minutos 50-60 · Entrada de leads
Conectas el alias de correo de cada equipo y cambias la acción del formulario de contacto de la web para que cree oportunidades. Haces una prueba real con cada canal antes de dar la sesión por cerrada.
Lo que no entra en la hora
La puntuación predictiva necesita historial de oportunidades ganadas y perdidas para aprender, así que no aporta nada el primer día. Las reglas de asignación automática, los informes y las integraciones más allá del correo y la web se configuran cuando el equipo lleve unas semanas trabajando con el pipeline limpio.
¿Cómo se configuran las etapas del pipeline en Odoo CRM?
Las etapas son las columnas del kanban. Odoo trae unas genéricas y la tentación es dejarlas. No lo hagas: una etapa que no corresponde a un hecho comprobable acaba siendo un cajón donde cada comercial deja lo que le parece.
Para ver la lista completa de etapas necesitas el modo de desarrollador, que se activa en Ajustes ‣ Ajustes generales ‣ Herramientas de desarrollador. Con él activo, entras en CRM ‣ Configuración ‣ Etapas, donde puedes crear etapas con el botón Nuevo y reordenarlas arrastrándolas. El orden también se cambia directamente en el kanban arrastrando las columnas, y cada columna tiene un engranaje que permite editarla sin salir del pipeline.
- Una etapa, un hecho. «Propuesta enviada» es un hecho. «En negociación» es una opinión. Si dos comerciales no clasificarían igual la misma oportunidad, la etapa está mal definida.
- Plegado en kanban solo para el cierre. Odoo considera cerradas las tarjetas que llegan a una etapa plegada. Si pliegas una etapa intermedia para ganar espacio, tus informes dejarán de contar esas oportunidades como abiertas.
- Días para deteriorarse. Cada etapa admite un umbral de días a partir del cual la tarjeta se marca en rojo y la columna muestra cuántas están paradas. Es la alarma más útil del CRM para un director comercial y cuesta un minuto configurarla.
- Etapas por equipo. Una etapa puede asignarse a uno o varios equipos. Si tu equipo de grandes cuentas tiene una fase de homologación que el de pymes no tiene, no hace falta obligar a todos a verla.
Una estructura que funciona en la mayoría de ventas B2B: Nuevo, Cualificado, Reunión hecha, Propuesta enviada, Pendiente de decisión y Ganado. Adáptala a tus hitos reales y no pases de siete columnas. Un pipeline que no cabe en la pantalla no lo mira nadie.
¿Cómo se crean los equipos de ventas en Odoo CRM?
Un equipo de ventas en Odoo es la unidad que agrupa comerciales, oportunidades, objetivo de facturación y reglas de asignación. Se crea en CRM ‣ Configuración ‣ Equipos de ventas con el botón Nuevo. El error habitual es crear un equipo por comercial o por jefe. El criterio correcto es otro: un equipo por cada forma distinta de vender.
Si tu venta a distribuidores y tu venta directa a cliente final siguen procesos diferentes, son dos equipos. Si tus comerciales de Madrid y Barcelona hacen exactamente lo mismo, es un equipo con dos zonas, y la zona se resuelve con reglas de asignación, no con equipos.
- Miembros. Se añaden desde el formulario del equipo. Si un comercial tiene que estar en dos equipos, activa antes Múltiples equipos en CRM ‣ Configuración ‣ Ajustes.
- Leads por equipo. Con los leads activados, cada equipo puede decidir si lo que le llega entra como lead para cualificar o directamente como oportunidad en el pipeline. Un equipo de preventa necesita el filtro; uno de cuentas existentes, normalmente no.
- Alias de correo. Cada equipo puede tener su propia dirección. Todo mensaje que llegue a ella crea un lead u oportunidad con el asunto como título y el correo en el historial. Lo verás en detalle más abajo.
- Tablero. En CRM ‣ Ventas ‣ Equipos cada responsable ve el estado de los equipos de los que forma parte.
¿Cómo se programan actividades y planes de seguimiento en Odoo?
Una oportunidad sin actividad programada es una oportunidad que se está enfriando. Las actividades son las tareas de seguimiento vinculadas a cada lead u oportunidad: llamar, enviar un correo, reunirse, pedir un documento. Aparecen en el historial de la ficha y en la vista de actividades de cada comercial.
Los tipos disponibles se gestionan en CRM ‣ Configuración ‣ Tipos de actividad. Además de los predefinidos, puedes crear los tuyos y asociarles una plantilla de correo que se sugiere al programarlos, o una acción como subir un documento o solicitar una firma.
Lo que marca la diferencia son los planes de actividades, en CRM ‣ Configuración ‣ Planes de actividad. Un plan es una secuencia de actividades con plazos relativos a una fecha. Al lanzarlo sobre una oportunidad, Odoo programa todas de golpe y el comercial solo elige la fecha de referencia y el responsable.
El plan que conviene montar el primer día
Un plan para el lead nuevo que entra por la web: llamada el mismo día, correo con información si no contesta, segunda llamada a los dos días y tarea de revisión a la semana para decidir si se cualifica o se descarta. Cuatro actividades. Con eso, ningún contacto de la web se queda sin respuesta porque alguien estaba de viaje.
Una regla de gestión sencilla: ninguna oportunidad abierta sin una actividad futura. Se revisa en la reunión semanal filtrando el pipeline, y en pocas semanas el equipo lo interioriza.
¿Para qué sirven los motivos de pérdida en Odoo CRM?
Cuando marcas una oportunidad como perdida, Odoo pide un motivo. La lista se edita en CRM ‣ Configuración ‣ Razones de pérdida, que es como figura en la traducción española del menú. Las oportunidades perdidas se archivan, pero se recuperan en cualquier momento filtrando por Perdido en el pipeline, y se pueden restaurar una a una o en bloque.
La lista de ejemplo no sirve para decidir nada. Una buena lista tiene entre seis y ocho motivos, excluyentes entre sí y formulados de forma que te digan qué cambiar:
| Motivo | Qué te dice | Quién actúa |
|---|---|---|
| Precio | Posicionamiento o propuesta de valor mal explicada | Dirección comercial |
| Eligió a un competidor | Vale la pena anotar cuál en la nota de cierre | Marketing y dirección |
| Sin presupuesto o proyecto aplazado | Oportunidad para reactivar más adelante | Comercial, con actividad a futuro |
| No encaja con lo que ofrecemos | Cualificación deficiente al entrar | Preventa y marketing |
| Sin respuesta del cliente | Seguimiento débil o lead poco interesado | Comercial |
| Plazo de entrega o capacidad | Límite operativo, no comercial | Operaciones |
El valor aparece a los tres meses, cuando agrupas las oportunidades perdidas por motivo y por equipo. Si un tercio de lo que pierdes es por no encajar, el problema no está en ventas. Está en el tipo de lead que te llega.
¿Cómo funcionan la puntuación predictiva y la asignación de leads?
Odoo calcula para cada lead y oportunidad una probabilidad de éxito con un modelo bayesiano que aprende de tus oportunidades ganadas y perdidas. Las variables Etapa y Equipo se tienen siempre en cuenta, y en CRM ‣ Configuración ‣ Ajustes, dentro de la calificación predictiva de leads, el botón Actualizar probabilidades te deja elegir otras, como el origen, el idioma o el país, y la fecha a partir de la cual considerar el historial.
La probabilidad se puede cambiar a mano en la ficha, pero entonces deja de actualizarse sola. El valor calculado sigue visible junto al icono de IA y basta con pulsarlo para volver a él. Mientras no tengas un histórico razonable de cierres, trata esta cifra como orientativa.
La asignación basada en reglas se activa en la misma pantalla de ajustes y puede ejecutarse manualmente o de forma repetida, con la frecuencia que elijas. Las reglas se escriben como filtros en el formulario de cada equipo y de cada miembro: por ejemplo, que un equipo reciba solo los leads con probabilidad igual o superior al 20 % o los de una provincia concreta.
- Capacidad por comercial. Cada miembro tiene un máximo de leads en 30 días y Odoo lo reparte por día. Si el volumen del día supera la suma de capacidades, los sobrantes se quedan sin asignar, así que revisa esas cifras antes de activar la asignación automática.
- Pausar la asignación. Un comercial de vacaciones puede excluirse sin sacarlo del equipo; se le pueden seguir asignando leads a mano.
- Conversión automática. Cuando la regla asigna un lead a un comercial, Odoo lo convierte en oportunidad.
¿Cómo entran los leads en Odoo CRM desde el correo y la web?
Un pipeline bien diseñado no sirve si los contactos siguen llegando a la bandeja de entrada de alguien. Hay tres entradas que conviene dejar resueltas desde el principio.
Alias de correo por equipo
En el formulario de cada equipo, el campo Alias de correo electrónico define la dirección y el campo Aceptar correos electrónicos de decide quién puede escribir a ella. Si publicas esa dirección en la web o en tus campañas, cada mensaje genera un lead con el correo del remitente y el texto en el historial.
Formulario de contacto de la web de Odoo
En Sitio web ‣ Contáctenos, entras en Editar, pulsas sobre el formulario y cambias la Acción de Enviar un correo a Crear una oportunidad. Aparece entonces el campo Equipo de ventas para elegir a quién va. Con los leads activados, lo que se crea es un lead, no una oportunidad.
Correo del comercial
Odoo ofrece complementos oficiales para Outlook y Gmail que permiten crear un lead desde un correo recibido sin copiar y pegar. Es la forma de que el correo de cada comercial deje de ser un CRM paralelo.
Si tu web no está hecha con Odoo, el formulario tiene que enviar los datos al CRM por otra vía, normalmente reenviando a un alias o mediante una integración. Y si necesitas generar leads nuevos, la prospección de contactos de Odoo funciona con créditos de compra dentro de la aplicación: cada lead generado consume un crédito, así que conviene probarla con una búsqueda acotada antes de comprar paquetes.
Si vienes de un CRM sectorial y dudas de si Odoo cubre tu caso, en nuestra comparativa de CRM inmobiliario frente a Odoo verás dónde está la frontera en un sector concreto.
Configurar Odoo CRM con QUBIQ
La hora de configuración la puede hacer tu equipo con esta guía delante. Lo que suele fallar es lo que viene antes y después: definir las etapas con los hechos de tu venta, decidir qué se asigna automáticamente y qué no, y conectar el CRM con presupuestos, facturación y el resto de la operación para que el pipeline no sea una isla.
Somos Odoo Gold Partner desde 2019, Mejor Partner de Odoo en Europa, con más de 100 consultores y más de 600 proyectos en Barcelona, Madrid, Sevilla, Bilbao y Lisboa. Si tu CRM ya está instalado pero nadie se fía de él, empezamos por revisar la configuración que tienes antes de proponer nada nuevo.
Preguntas frecuentes
¿El módulo CRM de Odoo está incluido en la licencia?
Sí. En los planes Estándar y Personalizado de Odoo todas las aplicaciones están incluidas en el precio por usuario, y el CRM es una de ellas. Además, el plan de una aplicación gratis permite usar una sola aplicación con usuarios ilimitados. Lo que se paga aparte son servicios de compra dentro de la aplicación, como la prospección de contactos, que funciona con créditos.
¿Cuántas etapas debería tener el pipeline de Odoo?
Entre cinco y siete suele ser suficiente. Cada etapa debe corresponder a un hecho comprobable, como reunión hecha o propuesta enviada, no a una sensación. Más columnas no dan más control: hacen que el pipeline no quepa en la pantalla y que cada comercial clasifique a su manera. Solo la etapa de cierre debe ir plegada, porque Odoo considera cerradas las tarjetas de las etapas plegadas.
¿Qué diferencia hay entre lead y oportunidad en Odoo?
El lead es un contacto sin cualificar; la oportunidad, uno que ya está en el pipeline con posibilidades reales de compra. Los leads son opcionales y se activan en los ajustes del CRM. Si los activas, lo que llega por correo o por el formulario web entra como lead y el equipo decide si lo convierte. Si no, todo entra directamente como oportunidad.
¿Cómo funciona la puntuación predictiva de leads en Odoo?
Odoo calcula la probabilidad de éxito de cada lead con un modelo bayesiano basado en tus oportunidades ganadas y perdidas. Tiene siempre en cuenta la etapa y el equipo, y puedes añadir variables como el origen, el idioma o el país. Necesita historial para ser fiable, así que en una base de datos recién estrenada conviene tratarla como orientativa durante los primeros meses.
¿Se puede conectar el CRM de Odoo con Outlook o Gmail?
Sí. Odoo tiene complementos oficiales de correo para Outlook y Gmail que permiten crear leads desde un mensaje recibido y consultar la información del contacto. Además, cada equipo de ventas puede tener su propio alias de correo: cualquier mensaje enviado a esa dirección crea automáticamente un lead u oportunidad con el contenido del correo en el historial.