Con una sociedad, casi cualquier programa sirve. Con tres que compran, venden y comparten almacén entre ellas, el problema deja de ser contable y pasa a ser operativo: cada operación intercompañía se registra dos veces, los maestros se duplican y el stock del grupo no existe en ningún sitio. Holded trata cada empresa como una cuenta independiente con su propio plan. Sage 50 agrupa empresas que comparten maestros, pero cada una lleva sus documentos por separado. Un ERP multiempresa genera la contrapartida en la otra sociedad sin que nadie la teclee. Aquí tienes la diferencia en el día a día.
¿Qué es un ERP multiempresa y cuándo lo necesitas?
Los grupos pequeños y medianos casi nunca nacen por diseño. Se abre una sociedad para una actividad nueva, otra para los inmuebles, una tercera para entrar en otro mercado. Durante un tiempo, cada una funciona con su programa y el grupo vive en la cabeza del director financiero.
El punto de ruptura llega cuando las sociedades empiezan a operar entre ellas. Estos son los patrones que más se repiten:
Con dos sociedades, estos cruces se gestionan con buena voluntad y una persona atenta. Con tres, las combinaciones se multiplican: cada sociedad puede comprar, vender o prestar servicios a cada una de las otras, y el número de circuitos que hay que controlar crece más rápido que el número de empresas.
- Servicios compartidos. Una sociedad tiene al personal de administración o los locales y factura a las demás cada mes.
- Compra centralizada. Una sociedad compra para todas y luego reparte o revende.
- Almacén compartido. Un mismo espacio físico guarda mercancía de dos sociedades, que tiene que estar separada en los libros.
- Comerciales que venden de varias. El mismo equipo ofrece productos de sociedades distintas al mismo cliente.
- Personas en varias sociedades. Administración, compras o almacén trabajan para todo el grupo desde el mismo puesto.
Ninguno de estos patrones es un problema de consolidación contable, que es la parte que ya tratamos en consolidación financiera de un grupo con Odoo. Son problemas del martes por la mañana: quién registra qué, en qué sociedad y cuántas veces.
¿Se pueden llevar varias empresas en Holded?
El centro de ayuda de Holded lo explica sin rodeos: cada empresa se crea como una cuenta independiente, con su propio plan, sus datos y su configuración. Cada cuenta tiene sus ajustes, sus usuarios y su suscripción, y se pasa de una a otra desde el menú de cambio de cuenta.
Para una empresa sola, ese modelo es cómodo. Para un grupo que opera entre sociedades, tiene consecuencias directas:
Tres suscripciones, tres configuraciones
Cada sociedad paga y se configura por separado. Cualquier cambio en impuestos, series o plantillas se repite tantas veces como empresas tengas.
Maestros duplicados
Un cliente que compra a dos sociedades existe dos veces. Un artículo que se compra en una y se vende en otra, también. Mantenerlos alineados es trabajo manual.
La operación intercompañía se hace dos veces
La factura que emite una sociedad a otra se crea en la cuenta emisora y se vuelve a registrar, a mano o importada, en la receptora. Si alguien se olvida, los saldos entre sociedades dejan de cuadrar.
El grupo no existe en ninguna pantalla
Ver las ventas o el stock conjunto exige exportar de cada cuenta y juntarlo fuera. Existen herramientas de terceros que sincronizan datos entre cuentas, pero son una capa más que mantener.
Nada de esto convierte a Holded en una mala herramienta. Es un producto pensado para la empresa individual, y ahí lo hace bien. Lo analizamos con calma en cuándo se te queda corto Holded.
¿Cómo funciona Sage 50 con varias empresas?
Sage 50 llega más lejos que Holded en este terreno, y hay que reconocerlo. Su documentación describe los grupos de empresa: las empresas de un mismo grupo comparten los ficheros maestros, es decir, artículos, clientes, proveedores y cuentas contables. Además, permite crear empresas consolidadas, que agrupan la información de varias empresas del grupo para consultar resultados conjuntos.
Los límites aparecen en la operativa:
- Documentos independientes. Según la propia documentación, aunque compartan maestros, cada empresa del grupo gestiona sus ventas, compras y asientos de forma independiente. La venta de una sociedad a otra se registra como venta en una y como compra en la otra.
- Consolidada solo para consultar. La empresa consolidada es de solo lectura: sirve para ver información conjunta, no para operar.
- Stock compartido por código. Para que dos empresas compartan almacén, ambas deben tener el mismo código de empresa de stock. En la comunidad de usuarios de Sage se han planteado casos en los que, sin compartirlo, los almacenes de todas las empresas del grupo aparecen en cada una y generan confusión; la respuesta del soporte fue separar grupos o proponer una mejora.
- Maestros compartidos, o no. Compartir es la regla del grupo. Si dos sociedades no deben ver los mismos clientes o artículos, tienen que ir en grupos distintos, y entonces se pierde lo compartido.
Para un grupo que sobre todo necesita ver resultados conjuntos, Sage 50 puede ser suficiente. Cuando lo que duele es la operación diaria entre sociedades, el salto natural dentro de la propia Sage o fuera de ella es un ERP con transacciones intercompañía. Si estás en ese punto, te interesará nuestro plan para migrar de Sage a Odoo.
¿Qué hace un ERP multiempresa en el día a día?
La diferencia de fondo es que todas las sociedades viven en una sola base de datos, con separación donde hace falta y datos compartidos donde conviene. En Odoo, que es el que conocemos a fondo, se ve así:
- Selector de empresa. Cada usuario tiene acceso a las sociedades que le corresponden y cambia entre ellas, o las selecciona a la vez, desde la barra superior. Sin cerrar sesión ni cambiar de cuenta.
- Registros compartidos o propios. Productos y contactos se comparten entre empresas por defecto; se restringen a una sociedad rellenando el campo Empresa. Presupuestos, facturas y facturas de proveedor pertenecen siempre a su sociedad.
- Datos propios dentro de lo compartido. Un producto comparte precio de venta y referencia en todo el grupo, pero su coste es específico de cada empresa.
- Transacciones interempresa. Al confirmar una factura a otra sociedad del grupo, Odoo puede crear la factura de proveedor en la receptora. Al confirmar un pedido de compra, el presupuesto de venta en la otra. Al confirmar un pedido de venta, el pedido de compra en la otra, con el almacén que elijas. Y puede sincronizar los movimientos de stock entre ambas.
- Compensación de cobros entre sociedades. La documentación de Odoo 20 incorpora la compensación intercompañía: si un cliente paga a una sociedad una factura emitida por otra, el sistema concilia la factura en la emisora y crea los apuntes de deuda entre ambas.
El detalle que conviene saber antes de presupuestar
En Odoo, la multiempresa forma parte del plan Personalizado. Si activas una segunda empresa en una base de datos con plan Estándar, la documentación indica que el plan cambia a Personalizado automáticamente. A fecha de hoy, según la lista pública de Odoo en España, el Personalizado cuesta 22,90 € por usuario y mes el primer año con pago anual y 27,90 € de tarifa, frente a 11,90 € y 14,90 € del Estándar.
¿Aguanta tu sistema la operativa de tu grupo?
Marca lo que pasa hoy entre tus sociedades. No es una auditoría, pero te dice rápido si el problema es de disciplina o de sistema.
Si has marcado tres o más, haz un ejercicio sencillo antes de hablar con nadie: durante un mes, apunta cada operación entre sociedades y cuántas veces se toca hasta quedar cerrada en las dos. Esa lista es, literalmente, el alcance de la parte intercompañía de un proyecto multiempresa, y te servirá para comparar propuestas con criterio.
¿Cómo se configuran usuarios, series y reglas intercompañía?
Un ERP multiempresa mal configurado reproduce el desorden con mejor interfaz. Estas son las decisiones que hay que tomar antes de activar nada:
Empresas o sucursales
Una filial con su propio NIF es una empresa, no una sucursal. Odoo reserva las sucursales para subdivisiones de una misma empresa, como oficinas o departamentos, y su documentación advierte que una empresa matriz no puede convertirse después en sucursal. Dibuja la estructura antes de crearla.
Acceso de usuarios por empresa
Quién ve qué sociedad y con qué permisos. Administración del grupo puede ver todas; el almacén de una filial, solo la suya. Se decide por persona y se revisa con cada alta o baja.
Series y diarios por sociedad
Cada sociedad factura con sus propias series y sus propios diarios. Con Verifactu en el horizonte, la trazabilidad de cada serie por NIF no admite atajos.
Qué se automatiza y con qué validación
Las transacciones interempresa pueden crear los documentos de contrapartida en borrador o ya validados. Empieza en borrador: alguien de la sociedad receptora revisa y confirma hasta que el circuito esté probado.
Almacenes y posiciones fiscales
Odoo no crea almacenes automáticamente para las empresas que se añaden después de la configuración inicial: hay que crearlos. Y las posiciones fiscales entre sociedades del grupo deben estar bien definidas, porque una operación intercompañía sigue siendo una operación con IVA y retenciones.
Un recordatorio fiscal que no depende del software: las operaciones entre sociedades vinculadas deben valorarse a valor de mercado, según el artículo 18 de la Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades. El ERP registra lo que se le dice; los precios intercompañía los fija el grupo con su asesor.
¿Es lo mismo multiempresa que consolidación?
Resolver la operativa diaria no sustituye a la consolidación contable del grupo, que tiene sus propias reglas de eliminación y su propio calendario. Pero la facilita de forma directa. Si cada factura intercompañía genera su contrapartida exacta en la otra sociedad, los saldos entre empresas cuadran por construcción, y la eliminación de operaciones internas deja de empezar con una conciliación manual de diferencias.
Es la diferencia entre un cierre de grupo que se dedica a analizar y uno que se dedica a buscar por qué la cuenta con la filial no coincide por unos cientos de euros.
Tu ERP multiempresa con QUBIQ
Grupo Matelco Nucleonic es un buen ejemplo del caso típico. Venían de Microsoft Navision, con 15.000 € al año solo en licencias y servidores propios que mantener, y hoy operan sus tres empresas del grupo en un mismo Odoo en la nube. Son clientes nuestros desde 2016.
Somos Odoo Gold Partner desde 2019 y Mejor Partner de Odoo en Europa, con más de 100 consultores y más de 600 proyectos desde Barcelona, Madrid, Sevilla, Bilbao y Lisboa. En un proyecto multiempresa empezamos por dibujar la estructura del grupo y las operaciones entre sociedades antes de tocar la configuración. Si tu grupo cabe en lo que tienes, también te lo diremos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un ERP multiempresa?
Es un sistema que gestiona varias sociedades en una sola base de datos, con separación de documentos y contabilidad por empresa, maestros compartidos donde conviene y transacciones entre sociedades que generan automáticamente su contrapartida. Permite a un mismo usuario trabajar en varias empresas sin cambiar de programa y ver la información del grupo sin juntar exportaciones.
¿Holded permite gestionar varias empresas?
Permite gestionar varias empresas desde el mismo usuario, pero según su centro de ayuda cada empresa se crea como una cuenta independiente, con su propio plan, datos, configuración, usuarios y suscripción. Sirve para llevar sociedades separadas; lo que su documentación no describe es un mecanismo que genere automáticamente en una cuenta la contrapartida de una operación hecha en otra.
¿Sage 50 es multiempresa?
Sí. Sage 50 permite crear grupos de empresa cuyas sociedades comparten maestros como artículos, clientes, proveedores y cuentas contables, y empresas consolidadas para consultar información conjunta. Según su documentación, cada empresa del grupo gestiona sus ventas, compras y asientos de forma independiente, y la consolidada es de solo lectura. Para ver el grupo sirve; para automatizar la operación intercompañía, se queda corto.
¿Cuánto cuesta la multiempresa en Odoo?
La multiempresa está incluida en el plan Personalizado de Odoo, que según su lista pública en España cuesta 22,90 € por usuario y mes el primer año con pago anual y 27,90 € de tarifa. Si activas una segunda empresa en una base de datos con plan Estándar, Odoo la pasa automáticamente al Personalizado. A eso hay que sumar la implantación, que depende del alcance.
¿Qué son las transacciones interempresa en Odoo?
Son la función que permite que una sociedad del grupo compre o venda a otra dentro de la misma base de datos y que Odoo cree el documento de contrapartida: la factura de proveedor a partir de la factura emitida, el presupuesto de venta a partir del pedido de compra o el pedido de compra a partir del pedido de venta. También puede sincronizar los movimientos de stock entre ambas.